Zo maak je de perfecte projectplanning in 5 eenvoudige stappen

Een projectplanning is uiterst belangrijk voor het halen van doelstellingen en het bewaren van het overzicht. Maar het maken van zo’n planning is helaas niet zo simpel als vaak wordt gedacht. Er zijn veel verschillende mensen bij betrokken, allemaal met andere visies en ideeën.

Hoe zorg je er dan toch voor dat alles overzichtelijk wordt opgeschreven, en dat ook alle ideeën worden meegenomen? Een goede projectplanning maak je aan de hand van de hieronder beschreven vijf stappen.

1. Brainstorm

Wanneer je begint aan een nieuw project, kan je samen met de rest van je team samen komen om te brainstormen over wat ervoor nodig is om het project succesvol af te ronden.

Heb je een deadline? Pas je activiteiten dan daarop aan. Heb je advies nodig? Haal dat dan bij specialisten. Noteer alles wat in je opkomt. Over de volgorde hoef je je in deze stap nog geen zorgen te maken.

Wel kan je alvast gaan nadenken over de verschillende projectfasen. Vaak zien die er ongeveer zo uit:

1. Initiatieffase
2. Definitiefase
3. Ontwerpfase
4. Voorbereidingsfase
5. Realisatiefase
6. Nazorgfase

2. Bepaal de volgorde

In deze fase zet je alles wat in de brainstorm naar voren kwam in de juiste volgorde. Zijn er bepaalde activiteiten die van elkaar afhankelijk zijn, en dus na elkaar moeten plaatsvinden?

Ga ook na hoelang het duurt om alle individuele punten af te vinken. Als je dit eenmaal gedaan hebt, weet je ongeveer hoelang het gaat duren voordat het hele project af is.

Als je de volgorde waarin je je project afwerkt in kaart hebt gebracht, kun je deze in projectmanagementsoftware klaarzetten en mensen erin taggen om zo iedereen te laten weten wat er gedaan moet worden.

Om je projectplanning beter bij te houden, kunnen we de volgende software aanraden.

3. Groepeer activiteiten in verschillende projectfases

Neem de volgorde van de activiteiten en plaats ze in de verschillende projectfases die we hierboven hebben uitgelicht. Op deze manier kun je alle fases makkelijk aflopen en weet je wanneer je project een volgende fase ingaat.

Evalueer met je team aan het einde van elke projectfase om te kijken of je nog op koers ligt. Verloopt alles goed? Ontbreekt er nog iets? Loop je voor of achter op schema? Door na elke projectfase te evalueren, bewaar je het overzicht en kan je makkelijk bijsturen als dit nodig is.  

4. Loop alle projectactiviteiten door

Als je denkt dat je alles goed gegroepeerd hebt en dat de projectplanning klaar is, is het belangrijk om er nog een keer doorheen te lopen. Op deze manier kun je nagaan of er nog stappen ontbreken of dat er meer informatie nodig is.

Neem de projectplanning een keer van voor naar achter door, terwijl je de logica van de volgorde checkt. Doe het dan nog een keer van achter naar voren, terwijl je let op de activiteit die moet plaatsvinden voordat een andere activiteit kan worden uitgevoerd. 

5. Bepaal de tijd die per activiteit nodig is

Prik een startdatum voor de eerste stap van het project. Schrijf ook per activiteit op hoelang je denkt nodig te hebben om die stap af te ronden. Je hebt nu een goed beeld van hoeveel uren je bezig bent met elke fase van je project.

Verwerk alle informatie in de projectplanning en geef mensen toegang hiertoe. Je bent nu klaar om te beginnen.

---

Insider Bedrijfssoftware is een service die je als bedrijf helpt om de beste keuzes te maken bij de aanschaf van bedrijfssoftware, in samenwerking met Appwiki. Business Insider Nederland kan een vergoeding ontvangen bij een eventuele aankoop.